(GLO)- Xác định tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội, sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, ngày 17-9-2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg lấy ngày 3-1 hàng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”.
Kết quả đáng ghi nhận
Ông Hồ Văn Trình-Chi cục trưởng Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh, chia sẻ: “Trước những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước và quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực. Bởi lẽ, thông tin tài liệu lưu trữ có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Hoạt động lưu trữ gồm có lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức; lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ chuyên sâu có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác”.
 |
| Ảnh: T.N |
Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh thuộc Sở Nội vụ được thành lập theo Quyết định số 561/QĐ-UBND ngày 20-8-2010 của UBND tỉnh, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định pháp luật. Từ năm 2015 đến nay, Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh đã giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn.
Đồng thời, Chi cục cũng đã tham mưu cho Sở Nội vụ ban hành cũng như trực tiếp ban hành theo phân cấp nhiều văn bản hướng dẫn triển khai thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Chi cục còn tổ chức 20 lớp tập huấn, đồng thời hướng dẫn nghiệp vụ cho gần 50 cơ quan, đơn vị, tổ chức xây dựng phương hướng nhiệm vụ công tác và danh mục hồ sơ cơ quan, nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, thẩm định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật.
Riêng Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã phục vụ 561 lượt người đến khai thác sử dụng 1.993 hồ sơ tài liệu, tiến hành thu thập tài liệu vào bảo quản và lưu trữ tại đơn vị, trao trả 74 hồ sơ cho cán bộ và thân nhân của cán bộ đi B, xử lý khối lượng tài liệu tồn đọng và chỉnh lý hoàn thiện đưa vào phục vụ khai thác cho độc giả khi có yêu cầu; công bố, giới thiệu hồ sơ tài liệu về thi đua khen thưởng và các tài liệu về Ngày Thương binh-Liệt sĩ (27-7)… Trong năm 2017, Trung tâm đã phục vụ được 240 lượt người đến khai thác sử dụng 1.391 hồ sơ, tài liệu, phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc là 345 tài liệu, qua đó giúp Chi cục xác nhận cấp bản chứng thực 128 tài liệu, cấp bản sao 918 tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, Trung tâm đã thu thập được 17,91 mét tài liệu tương đương 2.091 hồ sơ, đồng thời đã tiến hành chỉnh lý được 37,6 mét tài liệu với 3.344 hồ sơ.
Khó khăn và trăn trở
 |
| Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Ảnh: T.N |
Trao đổi với P.V, bà Trịnh Thị Thu Hương-Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, cho biết: “Tỉnh ta chưa có kho chuyên dụng cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Hiện tại, Trung tâm đang được tỉnh bố trí chung tại trụ sở liên cơ quan. Điều kiện cơ sở vật chất chưa đảm bảo đã tác động đến việc triển khai nhiệm vụ chuyên môn, phần nào còn làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu. Phòng, kho lưu trữ phân tán đã gây khó khăn cho công tác quản lý an toàn tài liệu lưu trữ. Do điều kiện cơ sở vật chất chật hẹp nên không thể bố trí phòng làm việc riêng cho viên chức chuyên làm lưu trữ. Hiện tại, cán bộ, viên chức của Trung tâm phải làm việc trong kho bảo quản tài liệu, rất có hại cho sức khỏe. Mặt khác, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh còn nhiều khó khăn bất cập, do tình trạng tài liệu tồn đọng tại các đơn vị còn nhiều, thành phần tài liệu giao nộp chưa đầy đủ theo quy định”.
Đề cập về nhiệm vụ trọng tâm thời gian tới, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Hồ Văn Trình nhấn mạnh: “Chi cục sẽ tiếp tục theo dõi, đôn đốc các đơn vị, sở, ngành và các địa phương trong tỉnh tổ chức thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh tại Chỉ thị số 19/CT-UBND về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh. Đồng thời, tiếp tục đầu tư mua sắm trang-thiết bị hỗ trợ cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ trong thời kỳ hội nhập, triển khai thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ theo đúng quy định.
| Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia, là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật”. |
Bên cạnh đó, Chi cục tăng cường bồi dưỡng, tập huấn đối với đội ngũ viên chức làm công tác lưu trữ; phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin (Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước) triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, giúp cho việc bảo quản, khai thác tài liệu được nhanh chóng và chính xác hơn. Chuẩn bị cơ sở vật chất để tiếp nhận tài liệu của các đơn vị thuộc nguồn nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh và triển khai các nhiệm vụ cụ thể của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh theo kế hoạch. Đặc biệt, Chi cục tiếp tục tham mưu cho Sở Nội vụ đề nghị UBND tỉnh sớm chỉ đạo thực hiện đề án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh theo Quyết định số 1784/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và các quy định liên quan”.
Thanh Nhật
