Tại hội nghị, đại biểu tham dự được phổ biến mục đích, yêu cầu và nhiệm vụ trọng tâm của Kế hoạch số hóa. Với mục tiêu quản lý thống nhất, bảo quản an toàn, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ của Phòng Tham mưu nói riêng và Công an tỉnh nói chung, đồng thời ứng dụng các phần mềm, trang-thiết bị hiện đại đã được trang bị, đảm bảo an ninh, an toàn theo đúng pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định của Bộ Công an, công tác chuẩn bị số hóa đã hoàn thành theo đúng tiến độ đã đề ra.
| Cán bộ, chiến sĩ trực tiếp thực hiện công tác số hóa được hướng dẫn thao tác quy trình thực hiện. Ảnh: Bảo Hân |
Theo Kế hoạch, 3 nhiệm vụ trọng tâm của công tác số hóa hồ sơ, tài liệu gồm: xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu; lập hồ sơ và chỉnh lý, số hóa tài liệu hình thành phổ biến. Tại hội nghị, các đại biểu đã được hướng dẫn chi tiết cách thức số hóa hồ sơ, tài liệu, như: phân loại hồ sơ, tài liệu do đơn vị ban hành, tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống, tài liệu do cán bộ, chiến sĩ gửi lên, tài liệu do cơ quan ngang cấp gửi đến; giao nhận, vận chuyển, vệ sinh sơ bộ tài liệu; xây dựng mục lục hồ sơ để phục vụ tìm kiếm, tra cứu…; đồng thời được trao đổi, giải đáp những khó khăn, vướng mắc liên quan đến công tác số hóa hồ sơ, tài liệu.