Trên thực tế, vật tư thiết bị các công trình xây dựng do Công ty Điện lực Gia Lai triển khai được sử dụng từ nhiều nguồn và nhiều thời điểm khác nhau, do vậy rất khó quản lý. Bên cạnh đó, công tác lập kế hoạch, theo dõi mua sắm, cấp phát cũng như dự báo vật tư tồn kho, quyết toán vật tư công trình thực hiện trên file Excel đơn lẻ, thủ công, không tự động kết xuất số liệu từ các chương trình nên việc tổng hợp mất nhiều thời gian, dễ sai sót. Cùng với đó, quy mô quản lý của Công ty ngày càng lớn dẫn đến chậm trễ cho toàn bộ dây chuyền sản xuất.
 |
Anh Phạm Viết Hoàng cùng các cộng sự đã có sáng kiến “Chương trình kế hoạch-vật tư” giúp việc lập kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị nhanh chóng, thuận lợi. Ảnh: H.D |
Nhằm khắc phục các hạn chế này, nhóm cán bộ, công nhân viên của Công ty Điện lực Gia Lai đã dành thời gian nghiên cứu và mạnh dạn đưa sáng kiến “Chương trình kế hoạch-vật tư” áp dụng vào thực tế công việc từ năm 2022. Anh Phạm Viết Hoàng-chuyên viên Phòng Kế hoạch-Vật tư, đại diện nhóm tác giả của sáng kiến-cho biết: “Chương trình kế hoạch-vật tư” được xây dựng gồm 3 chức năng chính gồm: tổng hợp đăng ký vật tư thiết bị, kế hoạch cung ứng vật tư và tổng hợp báo cáo liên quan. Hiệu quả rõ nhất của sáng kiến này là giúp việc lập kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị nhanh chóng hơn, chuẩn xác và chặt chẽ hơn; tiến độ vật tư thiết bị cho các công trình cũng được cập nhật kịp thời, tra cứu nhanh chóng, tránh bỏ sót. Bên cạnh đó, chương trình còn hỗ trợ quyết toán và tổng hợp số liệu, thống nhất dữ liệu kế thừa. Ngoài ra, ứng dụng chương trình này còn giúp việc lưu trữ có hệ thống, dễ dàng truy xuất, thuận tiện trong việc tổng hợp số liệu phục vụ công tác quản lý. Hiện nay, sáng kiến được triển khai áp dụng cho các đơn vị trực thuộc Công ty và được Tổng Công ty Điện lực miền Trung công nhận, phổ biến rộng rãi đến các công ty điện lực thành viên.
Cũng là một sáng kiến được đánh giá cao, chương trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào (E-bill) đã giúp Công ty lưu trữ hơn 33.200 hóa đơn điện tử và tạo lập được gần 3.500 đề nghị thanh toán. Chị Lê Thị Tuyết Nhung-chuyên viên Phòng Tài chính-Kế toán, đại diện nhóm tác giả của sáng kiến-chia sẻ: “Số lượng hóa đơn điện tử đầu vào ngày càng tăng, trong khi việc quản lý và lưu trữ lại thực hiện thủ công nên quá trình làm việc gặp nhiều khó khăn như: dễ mất dữ liệu, dữ liệu có thể bị thay đổi do tác động bên ngoài, khó tìm kiếm, tra cứu với số lượng lớn, không kiểm soát được việc đã lưu trữ và thanh toán của các hóa đơn… Từ các khó khăn ấy, nhóm chúng tôi đưa ra ý tưởng cần phải có công cụ hỗ trợ việc quản lý hóa đơn. Từ khi áp dụng chương trình (năm 2021) đến nay đã giúp cho việc lưu trữ dữ liệu được an toàn, kiểm soát hóa đơn chặt chẽ và tiết kiệm thời gian trong việc tra cứu, kiểm tra, thanh toán”.
 |
Chị Lê Thị Tuyết Nhung-tác giả của chương trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào (E-bill) giúp tối ưu hóa công tác lưu trữ. Ảnh: Hà Duy |
Với các tính năng vượt trội, chương trình E-bill đã giúp người dùng tải lên file XML (ngôn ngữ đánh dấu mở rộng) và PDF (tệp định dạng tài liệu di động). Dựa trên dữ liệu thông tin file XML, chương trình tự động nhận diện thông tin hóa đơn và đối chiếu với các thông tin chuẩn đã được thiết lập (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ bên mua hàng) để kiểm tra hóa đơn. Hỗ trợ link đến website của Tổng cục Thuế để người dùng tra cứu thông tin phát hành hóa đơn. Đồng thời, chương trình hỗ trợ người dùng lập giấy đề nghị thanh toán trên các hóa đơn điện tử đã được lưu trữ. Chương trình còn giúp tra cứu hóa đơn theo các điều kiện lựa chọn, tra cứu và theo dõi trạng thái thanh toán của các đề nghị thanh toán đã lập, xuất file hóa đơn điện tử (PDF, XML) và file Excel thông tin chi tiết các hóa đơn đã lưu trữ. Nằm trong lộ trình chuyển đổi số, chương trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào E-bill được đánh giá là một trong những chương trình có tính áp dụng thực tế cao, mang lại nhiều hiệu quả trong công việc, giúp việc quản lý hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, tiết kiệm thời gian tra cứu, kiểm tra hóa đơn và lập đề nghị thanh toán; kiểm soát, ngăn ngừa việc thanh toán trùng lặp trên 1 hóa đơn, các thông tin liên quan đến người mua hàng, tính hợp pháp của hóa đơn được kiểm soát chính xác tuyệt đối. Sáng kiến đã được Tổng Công ty Điện lực miền Trung công nhận và phổ biến đến các Công ty Điện lực thành viên.
Ông Phạm Anh Cường-Trưởng phòng Kỹ thuật-cho hay: “Thời gian qua, phong trào sáng kiến cải tiến kỹ thuật được Công ty Điện lực Gia Lai triển khai mạnh mẽ. Nhiều sáng kiến có tính ứng dụng thực tiễn cao, đem lại hiệu quả lớn, làm lợi hàng tỷ đồng, tiêu biểu như: chương trình kế hoạch-vật tư; chương trình quản lý hóa đơn điện tử đầu vào E-bill; chương trình quản lý thuê bao tài sản khách hàng; robot vệ sinh cách điện VS2; chương trình dự toán DT20; phần mềm cài đặt cấu hình bộ chỉ thị sự cố SRFI trên lưới điện trung áp; công cụ Control box (điều khiển đóng cắt Recloser) có sẵn của hệ thống SCADA của hãng ABB SYS600… Chỉ riêng từ năm 2021 đến nay, Công ty đã đưa vào áp dụng 20 sáng kiến góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và được Tổng Công ty Điện lực miền Trung công nhận”.
